Automatisierter, digitaler Rechnungseingangsprozess

Recycling-Experte aus dem Ruhrgebiet führt mit Warp-Geschwindigkeit digitale Unternehmensprozesse ein

Wer Nachhaltigkeit als wesentlichen Faktor der Firmen-DNA ausweist, der kommt aus der Recycling-Branche und weiß, dass durchdachte digitale Lösungen ein modernes und zukunftsorientiertes Unternehmen erfolgreicher machen. Dieses Mindset belegt das Digitalisierungsprojekt zwischen der JOST Holding GmbH und dem umsetzenden Partner pcm eindrucksvoll.

Die ELO-Experten aus Hagen setzen beim Herner Recycling-Spezialisten den Aufbau eines komplett automatisierten digitalen Rechnungseingangsprozesses inkl. der ELO for DATEV Schnittstelle innerhalb von nur einem Monat um. Lanciert werden die technologischen Neuerungen durch umfangreiche Anwender-Schulungen – außerdem sind bereits weitere Projekte in der Pipeline: die E-Mail-Archivierung, das digitale Recruiting, die elektronische Personalakte, das Vertragsmanagement und die mobile Nutzung des ELO-Systems.

Tradition und Zukunft fest im Blick

In einer wachsenden Unternehmensgruppe mit verteilten Standorten kann schnell mal eine analoge bzw. digitale Rechnung verloren gehen. Der Firma JOST war es extrem wichtig, dass dieses Szenario in Zukunft vermieden wird und dass alle Dokumente zentral an einem Ort gesammelt, bearbeitet und archiviert werden können. Was also tun und wie der Flut an Dokumenten Herr werden? Die Lösung war die Implementierung der Enterprise Content Management-Lösung von ELO. Im ELO-Archiv werden nun E-Mails automatisch zentral und standortunabhängig archiviert, mit dem zusätzlichen Modul ELO for DATEV werden die Belege oder eingescannte Papierdokumente noch schneller analysiert und ausgewertet. Dieser intelligente Erfassungsassistent extrahiert automatisch die Informationen auf dem Beleg, liest die buchungsrelevanten Daten aus und gibt sie dann an das ELO-System weiter. Dort kann daraufhin der Freigabeprozess komfortabel angestoßen werden. Mithilfe von Workflows wird die Freigabe von Rechnungen wesentlich einfacher und effizienter. Ob Eingangs- bzw. Ausgangsrechnung, Gutschriften oder interne Buchungsbelege – ELO for DATEV berücksichtigt all diese Typen bereits im Standard und legt sie im richtigen Ordner ab. ELO greift über Schnittstellen auf die vorhandenen Stammdaten im DATEV-Rechnungswesen zu. Die buchungsrelevanten Daten werden dann als Buchungsvorschlag für die Rechnungswesen-Software mit einem Beleglink bereitgestellt. Somit können alle buchungsrelevanten Felder mit den dortigen Informationen validiert werden.

Vertragsmanagement – alle Verträge immer im Blick 

Doch JOST geht mit ELO einer weitere Baustelle an: Verträge sind die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung, deswegen ist eine transparente und rechtskonforme Vertragsverwaltung umso wichtiger. Die Firma JOST ist sich dessen bewusst und hat sich aus diesem Grund zusätzlich für das Modul ELO Contract entschieden. Mit dem digitalen Vertragsmanagement von ELO können nun Verträge und die passenden Vertragsakten automatisieret erstellt werden. Alle Vertragsdokumente werden zentral und rechtskonform im ELO-Archiv abgelegt. Dabei sorgen die passenden Workflows für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Standorten und Abteilungen. Das Vertragsmanagement-Cockpit bietet dabei einen perfekten Überblick über die einzelnen Verträge – alle Vertragsdetails, terminlichen Fristen, Zahlungspläne und Finanzströme bleiben im Blick. 

Blick in die Zukunft…

Mit der Einführung der ELO-Lösung wurde bei JOST ein Großteil der Dokumentenflut digitalisiert und die Bearbeitung durch Workflows, ortsunabhängig vereinfacht. Der Anfang ist gemacht – und es schlummern bereits weitere Digitalisierungs-Potentiale: zukünftig sollen auch Bewerbungen digital verarbeitet werden, genauso wie Personalakten. Denn auch hier können Arbeitsschritte durch die Digitalisierung für mehr Durchblick sorgen. Mit dem im Modul integrierten Dashboard kann die Personalabteilung das Bewerberverfahren genau verfolgen, Bewertungen von Vorgesetzten einholen und aus dem Modul mit dem Bewerber kommunizieren. Wenn ein Bewerber zu einem Mitarbeiter wird, erstellt ELO mit nur einem Mausklick voll automatisch aus der Bewerberakte eine Personalakte, in dem alle wichtigen Informationen über den jeweiligen Mitarbeiter digital und sicher gespeichert werden. Checklisten erleichtern das Onboarding des neuen Mitarbeiters und sorgen auch hier für mehr Transparenz in den Abläufen. Benötigt ein Mitarbeiter oder ein Vorgesetzter Einsicht in die Personalakte, so kann dies über das Modul angefordert werden. Er erhält nach der Freigabe der Personalabteilung in ausgewählte Bereiche der Akte zeitlich begrenzte Einsicht. Diese Prozesse werden sowohl die Personalabteilung als auch die Führungsebene enorm entlasten. Begleitet werden die Einführungen der neuen digitalen Werkzeuge durch angepasste Mitarbeiter und Super-User-Schulungen…